Beleidsplan '23-'26
De Stichting Hulp aan Zlotoryja is opgericht op 13 november 2013 en gevestigd in Velsen
Doel: De stichting verleent humanitaire hulp aan een aantal openbare- en kerkelijke instellingen waaronder kindertehuizen, scholen en een ziekenhuis in en in de omgeving van de stad Zlotoryja in Polen.
Bestuur:
voorzitter: P.Uijtendaal, Willemsbeekweg 34 - 1971 GW IJmuiden - tel: 06-22090413
secretaris: G.L.van Broekhuijsen, Van der Helststraat 43 1816 CT Alkmaar - tel: 06-30974608
penningmeester: R.Kips (functie tijdelijk waargenomen door de secretaris).
Contactadres: Willemsbeekweg 34 - 1971 GW IJmuiden - tel: 06-22090413
Ingeschreven Kamer van Koophandel: 592248198 - RSIN: 853376451 - SBI: 94996
Beleidsplan 2023-2026
Inhoudsopgave
Voorwoord
Inleiding
Missie, visie en doelstellingen
Visie
Doelstellingen
Achtergrond en toekomst
Wat hebben we tot op heden bereikt?
Werkzaamheden van de Stichting Hulp aan Zlotoryja
Financiën
De manier waarop de Stichting Hulp aan Zlotoryja geld werft
Beheer en de besteding van het vermogen
Bestuur
De werkzaamheden van het bestuur bestaan onder meer uit:
Overzicht van de gegevens van de ‘Stichting Hulp aan Zlotoryja’
Bijlage 1. ANBI stichting ‘Stichting Hulp aan Zlotoryja’
ANBI-status
Het 'beschikkingsmacht criterium'
Het 'bestedingscriterium'
Welk vermogen mag een ANBI in ieder geval aanhouden?
Beleidsbepalers
Een ANBI moet een actueel beleidsplan hebben.
Verplichtingen
Bijlage 2. Juridische en fiscale structuur
Voorwoord
Voor u ligt het beleidsplan 2023-2026 van de Stichting ‘Hulp aan Zlotoryja’.
De Stichting is opgericht en notarieel geregistreerd op 13 november 2013 en
gevestigd te Velsen. De Stichting is ingeschreven bij de KvK van Amsterdam onder nummer 592248198.
Sinds 1982 organiserenden particuliere vrijwilligers al inzamelingen en transporten naar tehuizen in Polen in en in de omgeving van de stad Zlotoryja. Vanaf maart 1992 nam de ‘Stichting Zlotoryja’, dit werk over en legden de statuten middels een notariële akte vast.
Nadat de gemeente Velsen het gebruik van een school en loodsen waarin de stichting goederen ontving, sorteerde en tweedehands verkopingen en transporten organiseerde niet meer faciliteerde, besloot het bestuur van de Stichting Zlotoryja de stichting te liquideren.
Voor enkele medewerkers van de beëindigde stichting was dit de aanleiding voor het ontstaan en de oprichting van de stichting ‘Stichting Hulp aan Zlotoryja’.
De statuten zijn bij de secretaris van de ‘Stichting Hulp aan Zlotoryja’ verkrijgbaar.
De ‘Stichting Hulp aan Zlotoryja’ is niet BTW-plichtig.
Het organiseren van de transporten bracht ons regelmatig in contact met transporteurs, zelfs het inzetten van gehuurde grote vrachtwagens voor de in omvang toenemende transporten. Reglementering en de inzet van bevoegde vrachtwagenchauffeurs leidden tot de noodzaak van het opstellen van een beleidsplan in verband met de eisen van de ANBI regeling.
De stichting ‘Stichting Hulp aan Zlotoryja’ (verder de Stichting Hulp aan Zlotoryja genoemd) heeft op 25 oktober 2017 de ANBI status aangevraagd vanaf 1 januari 2017. Dit heeft als voordeel dat organisaties en particulieren hun giften aan de Stichting Hulp aan Zlotoryja af kunnen trekken van de belasting en de Stichting Hulp aan Zlotoryja wordt gevrijwaard voor het betalen van belasting over giften en schenkingen.
Dit plan geeft voor de jaren 2023-2026 inzicht in:
● Missie, visie en doelstellingen van de Stichting Hulp aan Zlotoryja
● Werkzaamheden (activiteiten) van de Stichting Hulp aan Zlotoryja
● De manier waarop de Stichting Hulp aan Zlotoryja geld werft
● Het beheer van het vermogen van de Stichting Hulp aan Zlotoryja
● De besteding van het vermogen van de Stichting Hulp aan Zlotoryja
● Het functioneren van het bestuur
Het bestuur van de stichting ‘Stichting Hulp aan Zlotoryja’.
Piet Uijtendaal, voorzitter.
Inleiding
De Stichting Hulp aan Zlotoryja in Velsen zamelt kleding en andere onmisbare goederen in voor enkele tehuizen in en rond Zlotoryja. Vele bewoners, vooral de kinderen in tehuizen, kunnen nog steeds onze hulp goed gebruiken.
Wij zijn een kleine, doeltreffende organisatie en werken zonder subsidies. Onze vrijwilligers begeleiden zelf het transport naar Polen en de verspreiding over de tehuizen. Zo waarborgen wij dat de hulpgoederen op de juiste plek terechtkomen.
Uitgangspunten, Informatie en communicatie
Door te voorzien in actuele makkelijk vindbare informatie op de website van de ‘Stichting Hulp aan Zlotoryja’ (www.HulpaanZlotoryja.nl).
Communicatie met relevante instanties en derden.
Met het aangaan van nieuwe contacten en het uitbreiden van de achterban wil de Stichting Hulp aan Zlotoryja haar naamsbekendheid en haar structuur verbeteren voor fondswerving op korte en lange termijn.
Financieel, om de continuïteit te waarborgen, heeft het inzamelen van geld een hoge prioriteit. Gedacht kan worden aan sponsoring, donaties (giften), filantropie en fondsenwerving.
Om dit te realiseren zal de Stichting Hulp aan Zlotoryja gebruik maken van het bestaande netwerk en zal zij dit netwerk verder uitbreiden.
Missie, visie en doelstellingen
Ontstaan
In 1982 is in Velsen vanuit persoonlijke ervaring en particulier initiatief gestart met het inzamelen van hulpgoederen voor en het organiseren van transporten naar diverse tehuizen in één van de armste delen van Polen.
De oprichting van de stichting ‘Stichting Hulp aan Zlotoryja’ is ontstaan vanuit de visie dat de activiteiten efficiënter moesten worden aangepakt.
Missie, waar staat de stichting voor?
De Stichting Hulp aan Zlotoryja heeft als missie het verzamelen en afleveren van goederen (voornamelijk gebruikte kleding) ten behoeve van onze medemens in (kinder)tehuizen en een ziekenhuis in Polen. Deze activiteiten vinden plaats op een menselijke maat om het contact tussen alle betrokkenen persoonlijk te houden.
Visie
De Stichting Hulp aan Zlotoryja voert deze missie uit met de goede en efficiënte organisatie die daarvoor nodig is. De Stichting Hulp aan Zlotoryja gaat met haar activiteiten door totdat blijkt dat daaraan in Polen geen substantiële behoefte meer is. Sinds de aanvraag van het aspirant-lidmaatschap van Polen komt steeds meer voor, dat de ontvangers certificaten eisen bijvoorbeeld voor het laswerk e.d. Het is voor de stichting meestal niet mogelijk deze te overleggen.
Doelstelling
De Stichting “Hulp aan Zlotoryja’ heeft tot doel: Steun aan hulpbehoevenden in binnen- en buitenland waaronder Polen en voorts al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woords.
Achtergrond en toekomst
Na het eerste particulier initiatief in 1983 is in 1992 de stichting ‘Stichting Zlotoryja’ opgericht. De ‘Stichting Hulp aan Zlotoryja’ ervaart de afgelopen jaren een afname van het aanbod van gebruikte kleding en andere hulpgoederen. Er zijn ook duidelijk tekenen die wijzen op een vermindering aan behoefte aan hulpgoederen in Polen. Daarnaast is de gemiddelde leeftijd van de bestuurders en actieve hulpkrachten van de stichting inmiddels ruim boven de pensioengerechtigde leeftijd gekomen en aanwas vanuit de jongere generaties blijft uit.
Wat hebben we tot op heden bereikt?
Inmiddels vinden er -al jaren- twee transporten per jaar naar Zlotoryja en omgeving plaats. De inzameling van de benodigde middelen blijft vooralsnog voldoende.
De afstemming tussen het aanbod uit Nederland en de vraag uit Polen is sterk verbeterd door onze persoonlijke contacten in de tehuizen. Ook het kunnen gebruiken van e-mail door de tehuizen in Polen is hierbij van groot nut.
Werkzaamheden van de Stichting Hulp aan Zlotoryja
Hoe wil de stichting haar doelen bereiken? de Stichting Hulp aan Zlotoryja wil doorgaan volgens de huidige, succesvolle werkwijze. Dit houdt in: het onder de aandacht blijven brengen van de belangen van de doelgroep.
Samenwerken met anderen stichtingen, organisaties en bedrijven die raakvlakken hebben met de Stichting ‘de Stichting Hulp aan Zlotoryja’. Hierdoor ontstaan weer extra kansen. Het spreekt voor zich dat het hier gaat om extra faciliteiten die elkaar aanvullen. De Stichting ‘de Stichting Hulp aan Zlotoryja’ blijft haar eigen doelen nastreven en is verantwoordelijke voor de invulling en uitvoering hiervan.
De Stichting ‘de Stichting Hulp aan Zlotoryja’ blijft de media benaderen, lokaal maar ook regionaal. De reden om dit te doen is erkenning en aandacht voor deze doelgroep verkrijgen en de werving van geld.
De ’Stichting Hulp aan Zlotoryja’ streeft naar het opbouwen van (samenwerkings)relaties tussen de diverse instanties en naar continuïteit en eenduidigheid om de dienstverlening naar de doelgroep te verbeteren.
Financiën
Om de doelen van de Stichting ‘de Stichting Hulp aan Zlotoryja’ te realiseren is geld nodig. Het grootste deel van de inkomsten wordt vergaard door de verkoop van het door de vrijwilligers verzamelde schroot en andere materialen en incidentele giften van particulieren.
De kosten bestaan voor verreweg voornamelijk uit transportkosten. Er is een klein bedrag (7%) nodig om de stichting draaiende te kunnen houden.
Onderstaand een globaal overzicht van de jaarlijkse (basis) kosten:
1e transport (voorjaar) - € 1000
2e transport (najaar) - € 1000
representatie Website e.d. - € 200
algemene kosten - € 750
overige kosten - € 500
totaal uitgaven - € 3450
De Stichting wordt door de bestuursleden in hun vrije tijd gerund op vrijwillige basis. De stichting heeft geen winstoogmerk. Dit staat ook beschreven in de statuten.
De manier waarop de Stichting Hulp aan Zlotoryja geld werft
De Stichting Hulp aan Zlotoryja verkrijgt financiële middelen uit de verkoop van ingezameld oud-ijzer, sponsoring, donaties (giften), filantropie en fondsenwerving.
De werving van geld gebeurt op een kleinschalige maar effectieve, directe manier zoals tijdens contacten met relaties, zowel privé als zakelijk.
De bestaande contacten met donateurs, organisaties en samenwerkingspartners worden actief onderhouden. Daarnaast middels het werven van nieuwe contacten/relaties en donateurs. Dit kan bijvoorbeeld middels brieven, telefonisch contact, maar ook door bijvoorbeeld een plaatselijke maatschappelijk diner of het benaderen van de plaatselijke Rotary, Lions Club of het inzetten van multimedia en sociale media.
Het voeren van acties voor het verkrijgen van financiële middelen. Dit kan door persoonlijke initiatieven van mensen of organisaties.
De ‘Stichting Hulp aan Zlotoryja’ is een kleine, open en slagvaardige stichting. Via o.a. de website, op termijn andere sociale media (Facebook) en (lokale) media wordt regelmatig gerapporteerd over activiteiten en de behaalde resultaten.
Beheer en de besteding van het vermogen
De administratie van de Stichting Hulp aan Zlotoryja is zo ingericht dat ook verantwoording als ANBI stichting kan worden afgelegd.
De bestuurders van de Stichting Hulp aan Zlotoryja zetten zich vrijwillig in. Zij ontvangen geen beloning. De werkelijke onkosten worden in redelijkheid vergoed. Er worden geen vacatiegelden betaald!
De ontvangen gelden worden aangewend ten behoeve van de uitvoering van de doelstelling van de Stichting. Na aftrek van de kosten zal het overgebleven geld op de rekening blijven staan. Daar er geen personeel in dienst is, zijn er vrijwel geen overheadkosten zodat de ontvangen gelden vrijwel geheel aan de gestelde doelen kunnen worden besteed.
Aan het einde van het boekjaar (van 1 januari tot en met 31 december) worden door de penningmeester de boeken afgesloten. Daaruit worden de jaarstukken opgesteld bestaande uit de winst- en verliesrekening, de jaarrekening, de balans en een staat van baten en lasten over het betreffende boekjaar.
Het bestuur beoordeelt en controleert de stukken en keurt de stukken goed middels ondertekening en dechargeert de penningmeester. Na de goedkeuring wordt een overzicht hiervan gepubliceerd op de website en op de site van de ANBI.
Als blijkt dat de Stichting Hulp aan Zlotoryja haar doelen heeft bereikt, dan kan de stichting worden opgeheven. Zij heeft in de statuten aangegeven aan welk doel, dat een algemeen belang dient, het batig saldo wordt besteed. Het doel zal in overleg met het bestuur worden bepaald.
Bestuur
Een bestuurder mag niet over het vermogen van de stichting beschikken alsof het zijn eigen vermogen is. Dit criterium verzekert dat de stichting onafhankelijk is ten opzichte van donateurs en begunstigden. Een natuurlijk persoon of een rechtspersoon in de functie als bestuurder mag daarom geen meerderheid van de zeggenschap hebben over het vermogen van de instelling. Om de onafhankelijkheid van de Stichting te waarborgen bestaat het bestuur uit minimaal drie personen met gelijkheid van stemmen.
Het bestuur vergadert indien het nodig is, doch minstens één keer per jaar i.v.m. het vaststellen van de financiële jaarstukken. Via email en telefoon houden de bestuursleden elkaar van de ontwikkelingen op de hoogte.
Er vindt regelmatig overleg plaats over de te volgen strategie en afstemming, wie welke acties oppakt en uit gaat voeren.
De werkzaamheden van het bestuur bestaan onder meer uit:
● Overleg met instanties, financiële acquisitie (contact met sponsors, samenwerkingspartners, fondsen e.d.).
● PR en communicatie (bekendheid).
● Het doorgeven van de ontwikkelingen middels de website en brieven aan de doelgroep, andere belanghebbenden en instanties.
● Financieel beheer, overleg over de besteding van het geld.
Het bestuur heeft een onderlinge verdeling gemaakt tussen de werkzaamheden.
Meer informatie over o.a. het bestuur is te vinden in de notariële akte van de ‘Stichting Hulp aan Zlotoryja’. Deze akte is in te zien bij de secretaris.
Tenslotte willen wij nog verwijzen naar bijlage 2. Juridische en fiscale structuur.
Overzicht gegevens ‘Stichting Hulp aan Zlotoryja’
De ‘Stichting Hulp aan Zlotoryja’ is gevestigd te Velsen, ingeschreven onder KvK nummer: 592248198.
Het adres van de stichting is: Willemsbeekweg 34, 1971 GW IJmuiden.
Voorzitter: P.Uijtendaal
Secretaris: G.L.van Broekhuijsen
Penningmeester: R.J.Kips
Het fiscaal nummer (RSIN nummer) van de stichting is: 853376451 SBI: 94996.
Alle informatie is ook gepubliceerd op de website en kan door belangstellenden worden gedownload (zie: www.hulpaanzlotoryja.nl).
Contacten met de stichting verlopen via het secretariaat: 06-30974608 of E-mail.
Bijlage 1. ANBI ‘Stichting Hulp aan Zlotoryja’
ANBI-status
De stichting ‘Stichting Hulp aan Zlotoryja’ probeert in 2017 een zogenaamde
erkenning ANBI-status te verkrijgen. Door deze status zijn de belastingregels voor algemeen nut beogende instellingen (ANBI) op het gebied van schenking, successie en de aftrek van giften (inkomsten- en vennootschapsbelasting) van kracht.
Die erkenning is ook belangrijk voor de mensen die de Stichting een warm hart
toedragen. Zij kunnen voor de inkomstenbelasting (IB) alleen giftenaftrek
krijgen voor giften aan een instelling die een beschikking van de Belastingdienst
heeft. Een overzicht van instellingen die als ANBI erkend zijn, vindt u op de
website van de Belastingdienst en www.anbi.nl.
De stichting ‘Stichting Hulp aan Zlotoryja’ is door de Belastingdienst aangewezen als een Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI) en kan daarom gebruik maken
van de fiscale voordelen, zoals:
● Een ANBI hoeft geen successierecht of schenkingsrecht te betalen over erfenissen en schenkingen die de ANBI ontvangt in het kader van het algemeen belang.
● Uitkeringen die een ANBI doet in het algemene belang zijn vrijgesteld voor het recht van schenking.
● Een donateur kan giften van de inkomsten- of vennootschapsbelasting aftrekken (uiteraard binnen de daarvoor geldende regels).
● Een ANBI moet zich houden aan een aantal regels. De ‘Stichting Hulp aan Zlotoryja’ voldoet daaraan. De regels waaraan onze stichting zich houdt kunnen als volgt worden omschreven:
Het 'beschikkingsmacht criterium':
Een bestuurder en/of beleidsbepaler mag niet over het vermogen van de stichting beschikken alsof het zijn eigen vermogen is. Dit criterium verzekert dat de stichting onafhankelijk is ten opzichte van donateurs en begunstigden. Een natuurlijk persoon of een rechtspersoon in de functie als bestuurder en/of beleidsbepaler mag daarom geen meerderheid van de zeggenschap hebben over het vermogen van de instelling.
Het 'bestedingscriterium':
Een ANBI mag niet meer vermogen aanhouden dan redelijkerwijs nodig is voor de continuïteit van de voorziene werkzaamheden van de doelstelling van de instelling. Het doel van het bestedingscriterium is het voorkomen van het oppotten van vermogen.
Welk vermogen mag een ANBI in ieder geval aanhouden?
● Vermogen (of bestanddelen daarvan) dat is verkregen als legaat (via een erfenis) of schenking, waarvan de erflater of schenker heeft bepaald dat slechts de rendementen uit dat vermogen mogen worden gebruikt voor het doel van de ANBI (stamvermogen).
● Het rendement moet dan uiteraard wel daadwerkelijk worden besteed voor het doel van de ANBI en mag niet als vermogen worden aangehouden.
● Vermogensbestanddelen waarvan de instandhouding voortvloeit uit de doelstelling van een ANBI.
● Vermogensbestanddelen die nodig zijn voor het realiseren van de doelstelling.
Beleidsbepalers
(de bestuurders) mogen geen andere beloning ontvangen dan een vergoeding voor gemaakte onkosten. Ook mogen ze, als ze daarvoor in aanmerking komen, een vacatiegeld ontvangen dat niet bovenmatig is.
Een ANBI moet een actueel beleidsplan hebben.
Dit is een document dat inzicht geeft in de manier waarop de doelstelling van de ANBI wordt uitgevoerd. Dit mag ook een meerjarig beleidsplan zijn. Het plan moet inzicht geven in: de werkzaamheden die de instelling verricht, de manier waarop de
instelling geld wil werven, het beheer van het vermogen van de instelling, de
besteding van het vermogen van de instelling.
● De kosten van het werven van geld en de beheerkosten moeten in redelijke verhouding staan tot de bestedingen (verhouding tussen kosten en bestedingen).
● Kosten voor propaganda, publiciteit en public relations zijn voorbeelden van kosten van het werven van geld.
● Dat geldt ook voor de kosten om opbrengsten uit collecten, mailingacties, giften, nalatenschappen, loterijen en subsidies te krijgen.
● Een voorbeeld van beheerskosten zijn administratiekosten.
Verplichtingen
● Uit de statuten/regelgeving van de Stichting moet blijken aan welk doel, dat een algemeen belang dient, het batig saldo wordt besteedt mocht de Stichting worden opgeheven.
● Een ANBI moet verplicht een administratie voeren. Uit deze administratie moet blijken: welke bedragen er (per bestuurder) aan onkostenvergoeding en vacatiegelden zijn betaald, welke bedragen zijn uitgegeven aan het werven van geld en het beheer van de instelling. Dat geldt ook voor alle andere kosten, wat de aard en omvang van de inkomsten en het vermogen van de instelling is.
De certificering van Stichting ‘de Stichting Hulp aan Zlotoryja’ als ANBI kunt u terugvinden op www.anbi.nl
Bijlage 2. Juridische en fiscale structuur
● Het bestuur is belast met het besturen van de Stichting.
● Het bestuur is bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijgen, vervreemding en bezwaren van registergoederen met een meerderheid van stemmen.
● Het bestuur is niet bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten, waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een ander verbindt.
● Het bestuur draagt zorg voor de inschrijving van de Stichting en van alle bestuurders en de mutaties daarin in het openbare Stichtingsregister gehouden door de Kamer van Koophandel.
● De Stichting wordt vertegenwoordigd door het bestuur. Daarnaast wordt de Stichting vertegenwoordigd door de voorzitter en een ander bestuurslid gezamenlijk.
● De Stichting is door de Belastingdienst geregistreerd als een algemeen nut beogende instelling (ANBI) zoals bedoeld in artikel 24, lid 4 van deSuccessiewet 1956, zodat zij in aanmerking komt voor het verlaagde tarief van ten aanzien van schenking –en successierechten.
● De Stichting is niet Btw-plichtig.
Vastgesteld door het bestuur op 24 juli 2023.